匯總所有資料、記錄、綱要、合約等內(nèi)容，再用簡(jiǎn)單扼要的文字書寫，作為每位工作人員現(xiàn)場(chǎng)操作手冊(cè)，將會(huì)場(chǎng)和承包商的名字、電話號(hào)碼列上，每間會(huì)議室座位安排、進(jìn)出場(chǎng)時(shí)間、視聽器材都列在手冊(cè)上，操作手冊(cè)就像一本參考書，里面包括所有與會(huì)議安排相關(guān)資料，它不但是一本檢視表而且還是資料來源，一旦現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生緊急事情時(shí)可參考處理。
日志：包括兩種，一種是按時(shí)間順序，另一種是按字母次序排列各項(xiàng)正式活動(dòng)、會(huì)議、餐會(huì)、酒會(huì)和其他活動(dòng)，注明日期、時(shí)間、地點(diǎn)和活動(dòng)名稱。
指南：這份指南中包括主辦單位委員及工作人員名字，在哪個(gè)飯店、電話和房間號(hào)碼，一份指南提供在會(huì)后緊急聯(lián)絡(luò)或留言，同樣也包括承包商公司名稱、聯(lián)絡(luò)人名字、地址和電話號(hào)碼，甚至包括家里電話號(hào)碼和地址，另外還可以設(shè)計(jì)"會(huì)議服務(wù)指南"，將所有活動(dòng)按字母順序列出來，如眷屬報(bào)名、視聽器材、旅游券或裝濱服務(wù)等，注明每項(xiàng)服務(wù)的電話號(hào)碼和地點(diǎn)。
會(huì)議規(guī)定：有些是有關(guān)是否允許小孩參加開會(huì)或展覽、如何收費(fèi)、會(huì)議期間的通行證，如眷屬、助理和朋友如何處理，使用照相機(jī)、錄音和其他裝置的規(guī)定。
餐飲：將各種活動(dòng)餐飲地點(diǎn)、菜色、服務(wù)時(shí)間注明，甚至保證餐飲數(shù)量也包括在內(nèi)。
場(chǎng)地安排說明和設(shè)備租借：在前面已介紹過報(bào)名處、辦公室、展覽、研討會(huì)在會(huì)場(chǎng)各處，什么時(shí)間開始使用，每個(gè)地方進(jìn)場(chǎng)、出場(chǎng)的時(shí)間，將這份資料給會(huì)場(chǎng)人員、裝潢、視聽和其他承包商。
平面團(tuán)和各會(huì)議室配置圖：所有家具放置在辦公室、報(bào)到處，利用這份資料到現(xiàn)場(chǎng)檢查是否安置妥當(dāng)。 |
